Archivo

          ARCHIVO

Archivo es la memoria de una empresa, representada en la conservación ordenada de sus documentos

OBJETIVOS DEL ARCHIVO

·         Construir un centro de información disponible a todo momento

·         Conservar ordenada y adecuadamente los documentos de la empresa

·         Satisfacer adecuadamente las exigencias de consulta

·         Permitir una rápida localización de la información

·         Brindar un servicio de consulta oportuna y eficiente

FINALIDAD DEL ARCHIVO

·         Ser la memoria corporativa, la memoria de la empresa no debe depender de la memoria fugaz de las personas.

·         Soportar la toma de decisiones, una buena decisión requiere de una buena información.

·         Proveer soporte para posibles reclamaciones, es decir, poder facilitar en un momento dado la información requerida.

·         Contribuir a la eficiencia de la empresa, encontrando la información requerida.

·         Preservar la historia de la empresa, ya que la pérdida de documentos distorsiona y altera la realidad.

CLASES DE ARCHIVO SEGÚN FASES DEL DOCUMENTO

·         ARCHIVOS DE GESTIÓN O ADMINISTRATIVOS: Son archivos denominados también corrientes o de oficina, porque los maneja la secretaria y poseen el 100% de la información

·         ARCHIVOS INTERMEDIOSO TRANSITORIOS: Se denominan también semiactivos, son los documentos trasladados anualmente de las oficinas, cuando la empresa tiene un sistema organizado de archivo y su traslado obedece a normas previamente definidas en un comité de archivo

·         ARCHIVOS PERMANENTES: Contienen aquella información vital para la compañía, es decir, la historia de la empresa, pues no debe olvidarse que la definición del archivo que permanece vigente, es la de ser la memoria de la empresa.

CLASES DE ARCHIVO SEGÚN SU ORGANIZACIÓN

·         CENTRALIZADO: Cuando existe una sola sección de archivo que controla y maneja toda la documentación y está dirigido por un funcionario especializado

·         DESCENTRALIZADO: Es el que se llevan en cada una de las dependencias de la empresa

·         DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRAL: Según las necesidades específicas de ciertas secciones, se lleva un archivo descentralizado para sus propias necesidades, pero que a su vez dependa y esté controlado por el archivo central

CLASES DE ARCHIVO SEGÚN SU USO

·         ACTIVO: El de consulta permanente, año de gestión

·         SEMIACTIVO: Consulta esporádica

·         INACTIVO O MUERTO: Documentos vitalicios como hojas de vida, patentes, escrituras, cámara de Comercio, etc.

MUEBLES E IMPLEMTETOS DEL ARCHIVO

DEFINICIÓN E IMPORTANCIA

Debido al mal uso que se le da a la papelería y a los muebles e implementos del archivo, es importante que los estudiantes se concienticen en su correcta utilización y manejo de la misma.

Así mismo, tiene el propósito de fortalecer las capacidades y aptitudes del estudiante frente a los documentos del archivo, su uso, aplicación, etc.

MUEBLES E IMPLEMENTOS PARA LA CORRECTA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

ARCHIVADORES: Son muebles metálicos o de maderas especialmente diseñadas para la organización de los archivos pueden ser:

·         HORIZONTALES: Requieren carpetas colgantes con pestañas horizontales

·         DE GAVETAS:

 Características:

·         Las gavetas se deslizan con facilidad permitiendo visualizar el contenido

·         Debido al desplazamiento de la gaveta hacia afuera del mueble, se requiere espacio adicional para su manejo

·         La tapa de cada gaveta tiene un porta-índice o casilla para colocar una tarjeta indicando el nombre de la primera y última carpeta que contiene

·         Cada gaveta tiene en su interior una canastilla de varilla llamada soporte o porta- carpeta, en la cual se cuelgan las carpetas

Utilización:

·         Se utiliza para toda clase de archivos en los que los documentos estén colocados en carpetas o folders

ARCHIVADORES VERTICALES- FOLDERS

Se les denomina vertical debido a que para estos se utiliza carpetas con pestaña vertical que permiten una visualización lateral de los nombres

·         No requiere espacio adicional para su manejo puesto que las puertas no abren hacia afuera

·         Al abrirlo todo el material archivado queda a la vista, lo que facilita la tarea de archivar y localizar los documentos

Dada las características de adaptabilidad para el archivo de documentos y carpetas de diferentes dimensiones, se puede utilizar para la correspondencia legajadoras AZ, libros de contabilidad, etc.

ESTANTERIA METALICA

Son estructuras metálicas de 2 metros de altura, por 0.85 cms. De ancho, a las cuales se les adapta los entrepaños de acuerdo con el tamaño de las carpetas o cajas a ubicar en ellos, son ideales para la organización de los archivos central, histórico y fondos acumulados. Se adaptan al espacio disponible  y son movibles.

IMPLEMENTOS DE ARCHIVO

·         TARJETERO: Cajas metálicas o de madera para las tarjetas o ficheros, tiene guías alfabéticas, se utilizan como auxiliar de archivo para agilizar la localización de las carpetas. En el comercio se consiguen cajas metálicas, especialmente diseñadas. Las tarjetas tiene un rayado especial para escribir el nombre con que se identifica el material archivado en cada carpeta y la información adicional que se desee anexar

·         GANCHOS LEGAJADORES: Son los  que sostienen y sujetan los documentos , se consiguen metálicos y de plástico, por orientación del Archivo General de la Nación, se recomienda utilizar el gancho plástico en razón a que el gancho metálico cuando se oxida deteriora los documentos

·         PERFORADORA: Se utiliza para perforar los documentos, es importante tener en cuenta que la perforación se debe hacer de tal manera que los documentos queden alineados en la parte superior al ubicarlos dentro del legajo

PAPERLERÍA

·         CARPETAS O FOLDERS: Son cubiertas de cartulina resistente que se utilizan para guardar los documentos en el archivo, vienen en tamaño oficio y carta, tienen una pestaña que sirve para identificar se contenido y puede estar en posición horizontal o vertical. Las carpetas tienen pliegues de expansión marcado en el lomo que permiten darles una base plana para que conserven su forma original, aunque aumente su contenido. Estos pliegues se conocen con el nombre de grafado, existen varios tipos de carpetas:

·         COLGANTE: Tiene pestaña visible y se utiliza para separar un grupo de carpetas del archivo, lo cual facilita la búsqueda de los documentos. De acuerdo con su finalidad, las guías se destacan en guías principales (series) y las subguías (subseries) dentro de los grupos principales

·         GUÍA DE AFUERA:  Tienen doble soporte enterizo incorporado a la carpeta que la mantiene colgada al porta-carpeta, ventanilla o pestaña movible en acetato transparente con aumento , lo que permite ver el nombre con mayor facilidad

·         CARPETA  CELUGUIA CON PESTAÑA VERTICAL O LATERAL: Diseñada para archivador vertical, pestaña de acetato transparente en dos posiciones superior o inferior, su finalidad es llevar un control de todos los documentos que se saquen del archivo.

ORDENACION DOCUMENTAL

Los archivos son un instrumento primordial de las organizaciones, un recurso esencial    que correctamente organizado puede construirse en memoria y testimonio de la evaluación de las entidades productoras.

La organización de archivos es un conjunto de operaciones técnicas  y administrativas cuya finalidad es la Agrupación Documental.

La organización de archivos presupone:

·         Conocimiento previo del estado de los documentos

·         Estado físico de la documentación

·         Condiciones físico-ambientales de los depósitos

·         Conocimiento de la historia de la documentación

Por lo tanto, la Organización Documental, es el punto de partida para lograr eficiencia y modernización administrativa, ya que los documentos son el testimonio de su existencia y además, son el referente para la toma de decisiones.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Es el proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una entidad

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Es labor intelectual mediante la cual se identifican las categorías  o grupos de documentos que reflejan la estructura orgánico-funcional de la entidad a la cual pertenece. La clasificación documental es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental

Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos, teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una institución a lo largo de su gestión

Por lo tanto, los pasos a seguir son:

Identificar: Procedencia – Estructura –Funciones

La clasificación se puede partir de tres elementos:

Acciones: las cuales pueden manifestarse de tres maneras: las funciones que son las atribuciones encomendadas a una institución para que realice y cumpla los fines para los que ésta fue creada, las cuales originan un conjunto de actividades cuya puesta en marcha da lugar a la realización de unos servicios para el logro de aquellas.

Estructura orgánica: los documentos se producen en las diferentes dependencias de cada entidad, por ende, deben ser agrupados de tal manera que reflejen el orden de la institución

Asuntos: hacen referencia al contenido concreto del documento

FUNDAMENTOS DE LA CLASIFICACIÓN

La clasificación documental se fundamenta en:

·         La aplicación de los principios de procedencia  y de orden original para identificar las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo

·         La identificación de las funciones asignadas a las dependencias

·         Los asuntos que tramita cada división administrativa

PASOS METODOLÓGICOS PARA LA CLASIFICACIÓN

Con la clasificación se reconstruye como es  y cómo funciona la entidad que ha producido los documentos, y a que los documentos debidamente clasificados deben reflejar la misión, objetivos y funcionamiento de la entidad que los produjo, por lo tanto, es necesario aplicar los pasos metodológicos que se presentan a continuación para adelantar la clasificación de los mismos

·         IDENTIFICACIÓN DE PRODUCTOS: Mediante la aplicación del principio de procedencia se aborda la primera tarea de la clasificación documental, que consiste en identificar los creadores de documentos, tanto institucionales (fondos documentales) como administrativos (secciones o subsecciones documentales), lo que da como resultado la identificación de las agrupaciones documentales

Para la identificación de un fondo documental, es necesario recopilar la información sobre el origen y evolución del organismo productor, a partir de:

·         Fecha de creación

·         Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad

·         Organismos que le han precedido en el desempeño de funciones

·         Organismos que heredan competencias

De acuerdo con la vigencia administrativa en las instituciones pueden encontrarse los siguientes documentales:

·         FONDOS ABIERTOS: Documentos de entidades administrativas vigentes

·         FONDOS CERRADOS: Documentación de entidades desaparecidas

·         FONDOS ACUMULADOS: Documentación reunida por una entidad en el transcurso

ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Es la ubicación física de los documentos en secuencias naturales (cronológicas y alfabéticas)

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones con el fin de que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación.

También es posible definir la organización documental como el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales, con el fin de revelar su contenido.

La organización es el producto de realizar adecuadamente, en primer lugar, la clasificación y en segundo lugar la ordenación

DIFERENCIA ENTRE CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN: Clasificares separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos, ordenar es unir todos los elementos de cada grupo, siguiendo una unidad de orden. Es importante anotar que la clasificación es una actividad profunda e intelectual, mientras que la ordenación responde a unas tareas más mecánicas y exige menos preparación en la persona que la realiza

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: Los principios de la organización archivística son el respeto al origen y al orden original de los documentos, los cuales están dados por la oficina productora de los mismos

EL PRINCIPIO DE LA PROCEDENCIA: El principio de la procedencia se define como aquel según el cual cada documento debe estar situado en el FONDO DOCUMENTAL del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad de independencia de cada fondo y en éste la integridad y carácter seriado de los documentos.

El fondo documental es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona en desarrollo de sus funciones o actividades.

El principio de procedencia es fundamental de la teoría archivística y establece que los documentos producidos por una instrucción u organismo no deben mezclarse con los de otros y es válido tanto para los archivos históricos como para los administrativos y debe tenerse en cuenta tanto en la organización de los documentos del archivo como en la clasificación, ordenación y descripción de los mismos.

Ventajas de la aplicación del principio de procedencia:

·         Sirve para proteger la integridad de las agrupaciones documentales

·         Permite ubicar correctamente el documento en el fondo que le corresponde de acuerdo con la actividad o función que lo genera

·         Se aplica a todas las tareas relacionadas con el que hacer archivístico

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Este principio hace referencia a la ordenación interna de un fondo documental, manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. Este principio se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan el orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un trámite.

Este principio permite saber cuáles son los pasos a seguir en tal producción para determinar con qué documento se inicia y cuáles le siguen a éste, hasta finalizar.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES: Es el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en el ejercicio de sus funciones, las cuales, según su jerarquía ilustrada en el organigrama, original los fondos, las secciones, las serie y las subseries documentales.

FONDO DOCUMENTAL: Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones

SECCION DOCUMENTAL: Es una subdivisión del fondo identificada con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo

SUBSECCIÓN DOCUMENTAL: Es una subdivisión de la sección documental, en algunos casos la subsección recibe el nombre de oficina, división o sección. La subsección tiene a su cargo funciones y actividades específicas dentro de la sección

SERIE DOCUMENTAL: Es el testimonio documental continuado de actividades respectivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función determinada. Cada sección y subsección está constituida por documentos agrupados en series.

SUBSERIE DOCUMENTAL: Es una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes.

UNIDAD DOCUMENTAL: Es el resultado físico de una actividad llevada a vabo en las unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas. La unidad documental puede ser simple o compleja. Es Simple cuando está constituida por el mismo tipo documental, es Compleja cuando está integrada por tipos documentales de diversa índole que responden a una secuencia dentro de un trámite

TIPOS DOCUMENTALES

Son la expresión de las actividades tanto personales como administrativas reflejadas en un determinado soporte y con los mismos caracteres internos específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido, la clasificación es una operación archivística que consiste en el establecimiento de categorías que reflejan una estructura jerárquica, que pueden ser:

·         Clasificación de fondos en el interior de un deposito de archivo

·         Clasificación de secciones o subsecciones en el interior de un foro

·         Clasificación de series en el interior de una sección o subsección

Por lo tanto la clasificación debe reflejar la estructura de cada entidad, de tal manera que las agrupaciones documentales resultantes a las subdivisiones que conforman la institución.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES	ESTRUCTURA ORGÁNICA
·         Fondo documental ·         Secciones documentales ·         Subsecciones documentales	·         entidad ·         dependencias de mayor jerarquía ·         grupos de trabajo

                                                                 MEMORANDO

003-11 A

Bogotá D.C, 21 de Marzo de 2012

PARA:   Operadores Comerciales

DE:   Coordinador

ASUNTO: Llamado de atención

La empresa enfrento una falta de interés y de poca responsabilidad, evidenciada por un déficit alto en cada uno de los operadores comerciales.

Si esta tendencia se mantiene la empresa se vera obligada, a  tomar medidas disciplinarias, con el fin de contrarrestar esta situación.

Agradezco su atención

Atentamente,

Bryan Camilo Martínez

Coordinador

Proyecto: Stella García

                                          MEMORANDO

001-11 B

Bogotá D.C 21 de Marzo del 2012

PARA:   Todos los vendedores

DE: Jefe  de ventas

ASUNTO: Plan de ventas promocional

Se les informa que a partir del 24 de septiembre hasta noviembre 30 del presente año se llevara a cabo la feria del automóvil marca Renault. Se realizara un descuento del 10% en el valor total del vehículo (si el pago es de contado); y planes de financiamiento, con interés del 2.5% mensuales, a un plazo de 32 meses (si el pago es a crédito).

Por este motivo solicito elaborar la publicidad correspondiente.

Atentamente:

Stella García

Jefe de ventas

Proyectó: Bryan Martínez

CARTA

                

Bogotá D.C, marzo  23 DE 2012                        

Señores       

 POSTOBON S.A

Asunto: Celebración día del agua

Cordial saludo

Es grato para  nosotros saber que empresas como la que ustedes  muy acertadamente lideran, trabajan para mejorar la calidad de vida de los colombianos buscando que muchos de estos puedan cumplir las metas que se proponen y así contribuir con el desarrollo del país.

Sabiendo  del apoyo que esta importante empresa  ha brindado  a esta notable causa y debido a la crisis que estamos  viviendo  actualmente por el deterioro de los recursos naturales y escasez del agua.

Por tal motivo se tiene programado  una conmemoración del día internacional del agua Esto con el fin  de concientizar a la niñez y juventud  sobre la importancia de tener buenos hábitos para el ahorro vital de este recurso.

Por lo anterior  queremos solicitar su colaboración con la ayuda  de algunas bolsas de agua Oasis para refrescar a la juventud en este evento.

De antemano agradecemos por que esta sea tenida en cuenta.

En espera  de una respuesta favorable.

Atentamente

Stella García

Departamento Recursos Humanos

Proyector: Bryan Martínez Bernal

ACTA

REUNIÓN ORDINARIA CONSEJO DIRECTIVO

ACTA 0006

FECHA: Bogotá D.C, 26 de  Marzo del 2012

HORA: De las 17.00 a las 19.00 horas

LUGAR. Sala de juntas 

ASISTENTES. Julio Cubillos Gómez, Presidente

                         Raúl BenítezFlores, Vicepresidente

                       Hernando Tobón hoyos, Tesorero

                       Graciela Urreatono, Secretaria

INVITADOS: Santiago Londoño Escobar, Asesor

AUSENTES: CarlosGarcía Muñoz, Vocal

ORDEN DEL DIA:

1.    Verificación del quorum

2.    Lectura y aprobación del acta anterior

3.    Estudio y solicitudes de préstamo

4.    Proposiciones y varios 

DESARROLLO

1.    Verificación del quorum

El presidente dio comienzo a la reunión al verificar que se contaba con el quorum reglamentario para deliberar

2.    Lectura y aprobación del acta anterior

La secretaria leyó el acta 010 de la reunión del 2 de febrero del 2012, la cual fue aprobada sin modificaciones.

3.    Estudio y solicitudes de prestamos

La secretaria informo que solo había una solicitud, la del socio Javier MartínezMejía, por $15000.

El socio Carlos Meneses Ruiz solicito aclaraciones sobre el monto de los aportes y saldo a cargo el solicitante. Como se constato que si había cupo fue aprobado el préstamo mencionado.

4.    Proposiciones y varios

La secretaria Gabriela Urrea Tono la carta enviada por el señor Alberto Borda San Clemente, en el cual solicita el retiro de la cooperativa, discutidos los motivos que aduce, se hallaron justos y por lo tanto fue aceptado por unanimidad.

CONVOCATORIA: la próxima reunión se realizara en sala de juntas, el 27 de Agosto del 2012 a las 10:00 horas

                                                                                                   

JULIO CUBILLOS                                                 GRACIELA URREA TONO

Presidente                                                           secretaria

Proyecto: Stella García

                                                                                                                                                                                .

ALMACENES ONLY

MEMORANDO

Código: 302 1402

Bogotá D.C, 16 de marzo del 2012

Para: Señorita Stella García Gómez

Ejecutiva de ventas

De: Departamento de ventas

Asunto: Incumplimiento de horario

Con la presente, se le hace un llamado de atención, debido a  incumplir con el horario de trabajo al presentarse un retardo en la llegada ala hora estipulada en su contrato.

Este es el primer llamado y de continuar incumpliendo con la hora de llegada, estará sujeto a una sanción económica.

Esperamos que solucione este inconveniente ala brevedad; contamos con su disposición parta ello.

Cordialmente

Bryan Camilo Martínez Bernal 

Jefe de departamento de ventas

Proyectó: Leonor Bolívar Mendoza 

CIRCULAR INTERNA

Circular Interna No.00010

BOGOTA D.C, MARZO 15 DEL 2012

PARA: Trabajadores  nuevos de la empresa

ASUNTO: Normas en el sitio de trabajo

Reciban un cordial saludo .De acuerdo con nuestras normas establecidas es  necesario que nuestros empleados las conozcan ala perfección para alcanzar un excelente estándar de calidad , un mejor desempeño laboral  y una sana  convivencia dentro de nuestros establecimientos .

·         El manejo adecuado de la manipulación de alimentos

·         El buen uso de los uniformes

·         El aseo y cuidado personal

·         La esterilización de los implementos utilizados

·         El aseo de las instalaciones 

·         El respeta a sus compañeros

·         Ser puntual y responsable en las horas laborales

·         Buena atención al usuario

Esperamos contar con  su colaboración para la buena imagen de la empresa.

ATENTAMENTE

SECREETARIAADMINISTRATIVASUPERVISOR

Stella García Pulido                                                   Bryan Camilo Martínez Bernal

06 de abril del 2012

DESARROLLO DE LA GUÍA 1 PARA ARCHIVO

1.      Definición de  los sistemas de ordenación

Los  sistemas de ordenación son:

a.       ALFABÉTICO: Tiene como referente principal los apellidos de una persona o la razón social  de una  empresa y utiliza las letras del abecedario  como criterio de ordenación. Y siempre la inversión del nombre debe ir precedida  en una coma.                                       

              La mayor ventaja es su sencillez de comprensión y manejo; El mayor inconveniente  es la            duplicidad en archivos grandes. Ejemplos:  

Víctor Daniel Gómez García-se archiva –Gómez García, Víctor Daniel

Lady Nathaly Oliveros Pulido-se archiva-Oliveros Pulido, Lady Nathaly

b.       ONOMÁSTICA: Se lleva únicamente cuando el archivo  es constituido por expedientes cuyos  encabezamientos  corresponden a nombres de personas. Ejemplos:

Ángel

Barrera

Cano

López

c.       TOPONÍMICA: Es la ordenación de las series  y subseries  documentales  alfabéticamente por nombres, lugares .Este tipo de ordenación  puede basarse  en países, estados, territorios, zonas, direcciones, entre otras. Siempre teniendo en  cuenta  el criterio que más  se ajuste a la documentación  y a las necesidades administrativas.

La ordenación toponímica corresponde a los nombres  de lugares y la ordenación por asuntos y materias.

Ejemplos: Nombres de lugares internacionales  ordenados alfabéticamente, Alemania,  Bolivia, Canadá, etc.

d.      NUMÉRICA: Responde a un  sistema de códigos  que permiten identificar inequívocadamente un documento concreto, en  el cual  los documentos se agrupan utilizando la numeración  progresiva consecutiva. La mayor ventaja  es que induce a menores  errores  y un mejor control; el  mayor inconveniente es la necesidad de llevar  conjuntamente un índice.

Ejemplos: El  número  asignado a una factura o recibo, el número de un expediente, el número de registro de entrada o salida de la correspondencia, contratos, convenios, resoluciones.

e.       CRONOLÓGICA: Ordenación que se le da a los documentos de acuerdo con las divisiones de tiempo  año, mes, día. La clasificación por fecha puede ser muy útil, sobre todo para clasificar contenidos de  constante actualización. Ejemplo de documentos que se deben ordenar cronológicamente por períodos anuales:

Los libros de contabilidad, actas de una empresa, los posts. La mayor ventaja es la sencillez de utilización y el mayor inconveniente es la necesidad de conocer las fechas o llevar un índice.

f.        TEMÁTICA: Conocida como ordenación  o clasificación por materias y asuntos. Los  documentos son archivados basándose en los asuntos que los caracterizan. Por tanto para cada documento es necesario conocer el tema o asunto que trata. Luego los documentos relacionados a asuntos específicos se clasificarán alfabéticamente, numéricamente o cronológicamente. La posibilidad de alcanzar un tamaño ilimitado es la mayor ventaja, el  mayor inconveniente es el conocer y definir los asuntos.

2.      Organización de la lista de nombres de acuerdo con el abecedario, teniendo en cuenta que la primera unidad de clasificación son los apellidos y la segunda los nombres:

a. Camargo Peralta José Antonio

b. Galvis Martínez Alfredo

c. Galvis Rubio Luis Alfredo

d. Jiménez Ortiz Abelardo

e. Pérez Acosta Andrés

f. Pérez Díaz Carlos Andrés

g. Rey Vargas María Camila

3.      ¿Qué es la ley 594 de 2000?

Es la ley que establece las reglas y principios que regulan la función archivística del estado. 

Se derivan de tres aspectos importantes que son:

Archivo  público, archivo privado de interés público y archivo total, donde establecen  un soporte documental  que es toda evidencia  que contienen  materiales tales como fotos, archivos visuales, fílmicos, etc. 

Como tema fundamental es Archivo General de la Nación ente encargado de orientar y coordinar la función  archivística, salvaguardando el patrimonio de los archivos que allí reposan. Por ende le da importancia a los archivos activos e históricos como parte fundamental de la memoria colectiva.

      b.   ¿Para que sirve?                                                                                                                          

Sirve  para regular la función archivística del Estado estableciendo las reglas  y principios                                                                                                                                          que se deben tener en cuenta en el archivo. Donde se fundamenta la protección  y la disposición  de la documentación organizada, en tal forma que la información sea recuperable  para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia de esta.

    c.   ¿En qué año fue creada?  

                                                                                                                                                    

           La ley 594 o Ley General de Archivo fue creada en el año 2000 del 14 de julio.

4.      Código de ética del archivista

                                                                                                                                                                                                

             ¿Cuál de los artículos  le  gusto más y por qué?

El artículo que me gusto y me llamo más  la atención es el  artículo 8 ya que para mi resalta la  ética y la moral tan perdidas en este tiempo  y  que debe prevalecer en nosotros  día a día. Rescata los valores  como el ser autónomos, responsables de sí mismos, comprometidos con lo que hacemos,  solo así podemos llegar lejos, recuerda que el éxito es el fruto de un trabajo bien hecho.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS

2.    Recepción de documentos internos.

•        Qué tipo de documentos recibe de otras dependencias y por qué razón?

Por ser competencia de la dependencia receptora. Alguno de los documentos que se recibe son informes, solicitudes, documentos de dominio de la entidad receptora, etc.

•        Cómo se recibe estos documentos (procedimiento, verificación y control)

Se recibe con una comunicación remisoria llamada Memorando, usado para correspondencia interna.  Esta comunicación lleva las siglas de la dependencia emisora con su correspondiente radicado (número único dado por el sistema de correspondencia de la entidad, acompañado de las siglas que identifican la dependencia), se verifica quien lo recibe que efectivamente es para la dependencia, tiene cuidado de que si dice que adjunta algún documento en efecto esté el mencionado documento y lo radica en el sistema en el módulo destinado para tal fin.

•        Qué se hace cuando el documento no es de su competencia?

No se recibe. Y en caso de que se reciba por equivocación, bien se devuelve a la dependencia emisora o se remite a la dependencia correcta.  Para efectos de control es mejor remitirlo con un Memorando.

•        Corresponde a las series documentales?

Si es de la dependencia el tema del documento estará contenido en la Tabla de Retención Documental.

•        Existe algún control para seguimiento y entrega de los documentos internos?

Si, a través de módulo de correspondencia, así se le lleva el control desde que se crea el documento hasta su destino final.

3.    Distribución de documentos recibidos

•        Cómo se reciben los documentos externos? (por unidad de correspondencia, directamente o por otra dependencia)

Generalmente se recibe a través de la central de correspondencia, directamente en el caso de que haya alguna reunión fuera de la entidad y hay la necesidad de recibir información y de otra dependencia como lo indicábamos anteriormente, cuando se recibe o envía erróneamente.

Una vez la central de correspondencia los reciba les pondrá el sello de recibido con fecha y el número consecutivo, y el responsable que lo recibió, posteriormente se remite a la dependencia a que haya lugar y se consignará en la planilla destinada para tal fin.

•        Qué hace cuando el documento no es competencia de la dependencia?

Se remite a la dependencia adecuada, o simplemente no se recibe.

4.    Distribución de documentos enviados

•        Quién y cómo se envía los documentos a otra entidad?

Toda correspondencia sale a través de la central de correspondencia, y debe contener número de radicado, fecha, destinatario con su dirección física o fax; debe verificar si dice que lleva anexos, que efectivamente estén con el remisorio.  Una vez enviado se remitirá a la dependencia emisora el recibió de la entidad a la cual se dirigía la comunicación con su respectiva radicación de la empresa receptora.

•        Aplica la directriz para el envío de documentos fuera de la entidad.

El control de correspondencia es clave para la memoria institucional de la entidad, entonces si se aplica la directriz para el envío acorde con los principios de cada entidad.

•        La dependencia informa a la unidad de correspondencia sobre el medio de distribución para el envío de documentos?

Si, debe hacerlo para la agilidad y efectividad en la entrega.

•        Cómo sabe la dependencia que el documento fue enviado?

Con el sello de radicado de la otra entidad o dependencia. O también se puede llamar a la otra entidad y averiguar.

•        Cómo sabe que el documento no llegó a su destino.

Porque no hubo recibido de la otra entidad y posiblemente averigüen en la entidad emisora.

Siempre habrá un responsable de la correspondencia  en cada dependencia quien estará pendiente en la central de correspondencia del recibido, o simplemente llamando a la entidad a quien se dirigía la correspondencia y verificar que hubiesen recibido el documento.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO DE GESTIÓN

5.1.    ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO DE GESTIÓN.

•        Cómo se hace la apertura de carpetas y en qué momento?

La apertura se hace con base en la TRD (Tabla de Retención Documental) y se pueden ir abriendo a medida que se vayan necesitando, o también abrirlas y a medida que se necesite se va archivando en la respectiva carpeta.

•        Organiza el archivo de gestión con base en la TRD?

Si, es fundamental para el buen orden de la documentación y en caso de cuando se requiera un documento hacerlo con la rapidez y eficiencia necesaria.

•        Cómo ubica los documentos dentro de las carpetas? (orden original)

Pueden ubicarse en orden cronológico de lo más viejo a lo más nuevo, es decir, la fecha más reciente irá al final. También se puede organizar: geográfico, temático, etc. Lo más conveniente es archivar toda la secuencia, la carta inicial seguido de la respuesta y así sucesivamente, hasta terminar el proceso. Esto facilitará luego la consulta.

•        Realiza la foliación

-       A medida que llega

No porque puede llegar documentos posteriores que afectarían el orden de la foliación y sería doble o triple trabajo. Lo ideal es cuando se haga la transferencia al Archivo Central.

-       Cuando culmina el trámite

Cuando se cierra la oficina, se cambia de funciones en la oficina o cuando se hace la remisión a la central de archivo.

-       Cuando hace la transferencia

Depende de la organización, generalmente es anual, aunque también es frecuente que el archivo de gestión quede en la oficina por el lapso de dos años.

•        Como ordena las series documentales?

Por tipos documentales: (solicitudes, certificaciones, correspondencia recibida, correspondencia despachada, facturas, constancias).

Ordenación de las Series Documentales:

Se establecerá el criterio de ordenación que para cada caso resulte más cómodo y lógico para la localización y recuperación de los documentos en sus carpetas, archivadores o estantes.

Los tipos de ordenación de las series documentales pueden ser:

-       Orden cronológico:

Ejemplo: Expedientes de reuniones de Consejo de Gobierno: Año, mes y día.

-       Orden cronológico y alfabético :

Ejemplo: Correspondencia: orden cronológico por años con división alfabética por nombres de instituciones.

-       Orden alfabético:

Ejemplo: Expedientes personales: nombres de personas físicas.

-       Orden numérico:

Ejemplo: Documentación contable: nº de control del expediente, correspondientes a un mismo ejercicio económico.

•        Cuáles sistemas de ordenación utiliza?

Numéricos (simples y cronológicos), alfabéticos (onomásticos, toponímicos y temáticos) y los mixtos o alfanuméricos. Sin embargo, es importante advertir que el sistema de ordenación se subordina a las características de cada serie.      

  

•        Elabora inventarios documentales? En qué caso?

Si se deben elaborar, y de acuerdo con la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos,  en su artículo 26 se establece que “es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

-       Transferencia documental. Cuando se realiza transferencias del archivo de gestión al Archivo Central.

-       Al retiro del servidor público. O también traslado del funcionario responsable del Archivo, quien lo entrega al nuevo encargado, quien verifica y valida la información. La copia del inventario se entrega al jefe inmediato; en caso de inconsistencias se abstendrá de firmar hasta que se realicen las correcciones del mismo.

-       Otro, cuál?

•        Realiza transferencias documentales? En qué fecha?

La transferencia es el procedimiento mediante el cual  los documentos pasan de un archivo a otro del Sistema, generalmente a los Archivos de gestión o de oficina al Archivo General.

Con el fin de optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando  la aglomeración de documentos en las oficinas y descargándolas de aquellos cuyo uso es poco frecuente.

Traspasar a un servicio especializado las funciones de gestión, conservación (temporal o indefinida), acceso y consulta de los documentos.

Los documentos de cada carpeta deben ir foliados para mayor seguridad.

De acuerdo con la programación acordada con la Central de Archivo.

•        Aplica el procedimiento para hacer la transferencia?

-       De acuerdo con la programación del traslado de documentación a la Central.

-       Preparar los documentos a transferir.

-       Colocar las carpetas en las cajas para tal fin.

-       Rotular las carpetas (Número de identificación de la caja dentro de la transferencia, dependencia, nombre de la serie documental que contiene, año: primera y última fecha de la documentación allí contenida.

-       Hoja de transferencia. Con las firmas de los directores o jefes de quien recibe y quien entrega.

•        Existen series para eliminar en el archivo de gestión?

a.         Las  Copias  y los duplicados de documentos originales que estén perfectamente localizados. 

b.         Las  copias y duplicados de documentación contable, cuyos originales estén bajo la custodia de la división financiera dentro del cual identificamos las subsecciones de presupuesto, tesorería y Contabilidad.

c.         Las  notas internas, cuando no forman parte de un trámite y no contengan información relativa a algún procedimiento administrativo.

d.         Los  mensajes electrónicos  que contengan una comunicación no  incluida en algún procedimiento o sean equivalentes a una comunicación telefónica. Sin embargo,  sí se conservarán los documentos asociados  al mensaje de correo, siempre que hagan referencia  a un procedimiento.

e.         Los  borradores de documentos  que se hayan utilizado para la elaboración de un documento definitivo (Este último sí que se conserva).

f.          La  propaganda u otros documentos impresos de entidades externas.

g.         Los catálogos y publicaciones comerciales.

h.         Los faxes, siempre que se conserven los originales del documento.

i.           La documentación de apoyo informativo, que ya se ha tratado en apartados anteriores.

j.           Los documentos que la Tabla de Retención documental de su oficina le diga que tiene que eliminar con el levantamiento de la correspondiente acta de eliminación.

•        Cómo hace la eliminación?

-       Generalmente, las entidades tienen su plan de transferencias con tiempos establecidos en las TRD.

-       Se informa o recuerda a los productores o dependencias las fechas de trasferencias, de acuerdo con la programación para tal fin.

-       Cada dependencia prepara su envío, ordenando cada carpeta, depurándola, foliadas y debidamente marcadas.

Luego se numerarán cada carpeta en orden consecutivo se diligencia el respectivo formato de transferencia.

-       Se envía a la Central de Archivo. Una vez recibida verifican el contenido, se firma el Acta por el Jefe de la Central y el Jefe de la dependencia que transfiere.   Se deberá archivar esta copia.

ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Las instituciones de carácter internacional que han contribuido a que profesionales y organismos  afronten los problemas que conlleva la gestión documental son la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura UNESCO y el Consejo Internacional de Archivo CIA.

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones de cada entidad o dependencia.